Tendencias en los sistemas de información Gerencial
Hasta la década de los sesenta, el papel de los sistemas de información era simple: Luego se agrego otro papel, sistemas de información gerencial (MIS, management information systems). Este nuevo papel se concentraba en suministrar a los usuarios finales informes gerenciales predefinidos que dieran a los gerentes la información que necesitaban para la toma de decisiones.
Hacia la década de los setenta, nació el concepto de sistemas de apoyo a las decisiones (DSS, decisión support systems). El nuevo papel para los sistemas de información consistía en proporcionar a los usuarios finales gerenciales un soporte interactivo ad hoc para sus procesos de toma de decisiones.
Primero, el rápido desarrollo de poder de procesamiento de los microcomputadores, los paquetes de software de aplicaciones y las redes de telecomunicaciones dieron origen al fenómeno de la computación para usuarios finales.
Segundo, se desarrolló el concepto de sistemas de información ejecutiva (EIS, executive information systems). Estos sistemas de información tratan de brindar a los altos ejecutivos una manera fácil de obtener la información crítica que quieren, en el momento en que la desean y ajustadas a los formatos que ellos prefieren.
Tercero, el desarrollo y la aplicación de técnicas de inteligencia artificial (AI, artificial intelligence)para los sistemas de información empresarial. Los sistemas expertos (ES, expert systems) y otros sistemas basados en el conocimiento forjaron un nuevo papel para los sistemas de información. Finalmente, el rápido crecimiento de internet, intranets y extranets y otras redes globales interconectadas en la década de los noventa esta cambiando de manera significativa las capacidades de los sistemas de información en la empresa, a medida que nos desplazamos en este siglo. Esta interconexión en red global y empresarial está revolucionando al usuario final, la empresa la computación interorganizacional, las comunicaciones y la colaboración que respalda las operaciones empresariales y el manejo de empresas globales exitosas.
Los sistemas de información gerencial (Management Informatión Systems, MIS) son la forma más común de sistemas de apoyo gerencial. Suministran a los usuarios finales gerenciales productos de información que respaldan gran parte de sus necesidades de toma de decisiones diarias. Los sistemas de información gerencial proporcionan una variedad de informes y presentaciones aq la gerencia. Los contenidos de estos productos de información son especificados por anticipado por los gerentes de manera que contengan la información que ellos necesitan.Los sistemas de información gerencial recuperan de las bases de datos información sobre operaciones internas que han sido actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones. También obtienen datos sobre el entorno empresarial, a partir de fuentes externas.
Entre los productos de información que se proporciona a los gerentes se incluyen presentaciones e informes que pueden suministrarse:
1)a solicitud
2)periódicamentede acuerdo con un programa predeterminado
3)cada vez que ocurra condiciones excepcionales.
2)periódicamentede acuerdo con un programa predeterminado
3)cada vez que ocurra condiciones excepcionales.
Por ejemplo, los gerentes de ventas podrían :
1) utilizar un explorador de la web para recibir presentaciones visuales instantáneas en sus estaciones de trabajo de información sobre las ventas de un determinado producto
2) tener acceso a informes de análisis de ventas semanales que evalúan los resultados de ventas por producto, vendedor y territorio de ventas.
3) recibir informes generados automáticamente cada vez que un vendedor no produce resultados de ventas durante un determinado periodo.
1) utilizar un explorador de la web para recibir presentaciones visuales instantáneas en sus estaciones de trabajo de información sobre las ventas de un determinado producto
2) tener acceso a informes de análisis de ventas semanales que evalúan los resultados de ventas por producto, vendedor y territorio de ventas.
3) recibir informes generados automáticamente cada vez que un vendedor no produce resultados de ventas durante un determinado periodo.
2.Tipos de sistemas de información Gerencial
Pueden clasificarse en varias formas diferentes. Consideremos brevemente algunos ejemplos sobre cómo existen los sistemas de información en el mundo empresarial.
a)Sistemas de Apoyo a las Operaciones
Estos sistemas de apoyo a las operaciones generan una variedad de productos de información para uso interno y externo. Estos no hacen énfasis en la generación de los productos específicos de información que pueden ser utilizados de manera óptima por los gerentes, los sistemas de información gerencial usualmente requieren procesamiento .E papel de los sistemas de apoyo alas operaciones de una empresa comercial consiste en procesar en forma eficiente las transacciones comerciales , controlar los procesos industriales, respaldar las comunicaciones y la colaboración en la empresa y actualizar las bases de datos corporativas.
1.Sistemas de Procesamiento de Transacciones.
La categoría principal de sistemas de procesamiento de transacciones (TPS,transaction processing systems), los cuales registran y procesan datos resultantes de transacciones comerciales ,también generan una variedad de productos de información para uso interno o externo. Por ejemplo , los sistemas de punto de venta (POS, poing of sale ) ubicados en las tiendas minoristas pueden utilizar terminales de cajas registradoras electrónicas para captar y transmitir datos de ventas a través de enlaces de telecomunicaciones a centros computacionales regionales para procesamiento inmediato (tiempo real) o de noche ( por lotes )
2.Sistemas de Control de Procesos.
Los sistemas de apoyo a las operaciones también toman decisiones rutinarias que controlan procesos operacionales. Esto incluye una categoría de sistemas de información denominada sistemas de control de procesos, en los cuales los computadores toman decisiones automáticamente sobre ajuste de un proceso de producción física.
3.Sistemas de Colaboración Empresarial
Esta tipo de sistemas nos ayuda a colaborar: comunicar ideas, compartir recursos y coordinar nuestros esfuerzos de trabajo cooperativo como miembros de los muchos equipos de procesos y de proyectos formales e informales y de otros grupos de trabajo que constituyen parte esencial de las organizaciones de hoy. De esta forma, la meta de los sistemas de colaboración empresarial es utilizar tecnología de información para aumentar la productividad y creatividad de los equipos y grupos de trabajo en la empresa comercial moderna.
El papel de los sistemas de procesamiento de transacciones en una empresa. Nótese la forma como se generan las transacciones comerciales, como las ventas a clientes y las compras a proveedores , mediante sistemas de operaciones físicas de esta empresa de manufactura. Los documentos que describen estas transacciones son procesados posteriormente por los sistemas de procesamientos de transacciones de la empresa, lo que da como resultado bases de datos actualizadas y una variedad de productos de información.
Internet, intranets y extranets corporativas y software de colaboración conocido como groupware (software de grupos). Entonces podrían colaborar fácilmente a través de correo electrónico, foros de discusión, videoconferencias y videodatos, y sitios Web de proyectos multimedia en la intranet de la empresa. De esta forma, un equipo de desarrollo de productos podría comunicarse de manera eficiente entre sí y coordinar sus actividades de trabajo, y colaborar de manera efectiva en el desarrollo o mejoramiento de productos y servicios. En el capítulo 9 se analizarán los sistemas de colaboración empresarial.
b)Sistema de Apoyo Gerencial
Estos sistemascomenzarón cuando se originó el concepto de sistemas de información gerencial (MIS,management information systems) en la década de los sesenta. MIS se convirtió en la expresión favorita (y la palabra de moda) de casitodos los intentos por relacionar la tecnología de computador y la teoría de sistemas al procesamiento de datos en las organizaciones .El concepto de sistemas de información gerencial de desarrollo para contrarrestar este desarrollo ineficiente y este uso ineficaz de los computadores. El concepto MIS aún se reconoce como esencial para sistemas de información eficientes y efectivos en las organizaciones, por dos razones principales:
-Hace énfasis en la orientación gerencial de la tecnología de la información en la empresa. Una meta importante de los sistemas de información basados en computadores debería ser el apoyo de la toma de decisione4s gerenciales , no simplemente el procesamiento de datos generados por operaciones empresariales.
-Hace énfasis en que debe utilizarse un marco de sistemas para organizar aplicaciones de sistemas de información. Las aplicaciones empresariales de tecnología de información deben considerarse como sistema interrelacionados e integrados de información basados en computadores, y no como tareas independientes de procesamiento de datos.
Tipos principales de sistemas de información para respaldar una variedad de responsabilidades de usuarios finales gerenciales:
1) Sistemas de información gerencial,
2) Sistemas de apoyo alas decisiones y
3) Sistemas de información ejecutiva.
1.Sistemas de Información Gerencial
Los sistemas de información gerencial (Management Informatión Systems, MIS) son la forma más común de sistemas de apoyo gerencial. Suministran a los usuarios finales gerenciales productos de información que respaldan gran parte de sus necesidades de toma de decisiones diarias. Los sistemas de información gerencial proporcionan una variedad de informes y presentaciones aq la gerencia. Los contenidos de estos productos de información son especificados por anticipado por los gerentes de manera que contengan la información que ellos necesitan.Los sistemas de información gerencial recuperan de las bases de datos información sobre operaciones internas que han sido actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones. También obtienen datos sobre el entorno empresarial, a partir de fuentes externas.
Entre los productos de información que se proporciona a los gerentes se incluyen presentaciones e informes que pueden suministrarse:
1)a solicitud 2)periódicamente de acuerdo con un programa predeterminado
3)cada vez que ocurraq condiciones excepcionales. Por ejemplo, los gerentes de ventas podrían :
1) utilizar un explorador de la web para recibir presentaciones visuales instantáneas en sus estaciones de trabajo de información sobre las ventas de un determinado producto
2) tener acceso a informes de análisis de ventas semanales que evalúan los resultados de ventas por producto, vendedor y territorio de ventas
3) recibir informes generados automáticamente cada vez que un vendedor no produce resultados de ventas durante un determinado periodo.
3)cada vez que ocurraq condiciones excepcionales. Por ejemplo, los gerentes de ventas podrían :
1) utilizar un explorador de la web para recibir presentaciones visuales instantáneas en sus estaciones de trabajo de información sobre las ventas de un determinado producto
2) tener acceso a informes de análisis de ventas semanales que evalúan los resultados de ventas por producto, vendedor y territorio de ventas
3) recibir informes generados automáticamente cada vez que un vendedor no produce resultados de ventas durante un determinado periodo.
2.Sistema de Apoyo alas Decisiones
Son una progresión natural a partir de sistemas de reportes de información y sistemas de procesamiento de transacciones. L os sistemas de apoyo a las decisiones son sistemas de información interactivos , que se basan en el computador y que utilizan modelos de decisión y bases de datos especializadas para apoyar los procesos de toma de decisiones de los usuarios finales gerenciales.Así, éstos son diferentes de los sistemas de procesamiento de transacciones, los cuales se centran en el procesamiento de datos generados por transacciones y operaciones comerciales , aunque extraen datos de bases de datos corporativas que se mantienen mediante TPS. También difieren de los sistemas de información gerencial , que se concentran en proporcionar a los gerentes información (informes) especificada con anterioridad que puede utilizarse para ayudarles a tomar tipos de decisiones más efectivos y estructurados .
En cambio , los sistemas de apoyo a las decisiones proporcionan a los usuarios finales gerenciales información en una sesión interactiva sobre una base ad hoc (según se requiera). Un DSS suministra alos gerentes capacidades analíticas de elaboración de modelos, de simulación, de recuperación de datos y de presentación de información. Los gerentes generan la información que necesitan para tipos menos estructurados de decisiones
En un proceso interactivo que se basa en una simulación. Por ejemplo, las hojas de cálculo electrónicas y otro software de apoyo a las decisiones permiten a un usuario final gerencial plantear una serie de preguntas del tipo “qué pasaría si” y recibir respuestas interactivas a tales solicitudes ad hoc de información.
De esta forma, la información de un DSS difiere de las respuestas especificadas de antemano que se generan mediante sistemas de información gerencial. Cuando usan un DSS, los gerentes están simulando y explorando posibles alternativas y están recibiendo informaci{on tentativa con base en conjuntos alternativos de supuestos . Por tanto, los usuarios finales gerenciales no tienen que especificar de antemano sus necesidades de información . Por el contrario, un DSS les ayuda de manera interactiva a encontrar la información que necesitan.
3.Sistemas de Información Ejecutiva
Son sistemas de información gerencial adaptados a las necesidades estratégicas de información de la alta gerencia. Los altos ejecutivos obtienen la información que necesitan de muchas fuentes, incluidas cartas, memorandos, publicaciones periódicas periódicas e informes generados manualmente, y también mediante sistemas computacionales. Otras fuentes de información ejecutiva son las reuniones, las llamadas telefónicas y las actividades sociales. De esta forma, gran parte de la información de un alto ejecutivo proviene de fuentes no computacionalesw. La información generada por computador no ha desempeñado un papel primario en satisfacer las necesidades de información de muchos altos ejecutivos.
La meta de los sistemas de información ejecutiva que se basan en el computador consiste en proporcionar a la alta gerencia un acceso inmediato y fácil a información selectiva sobre factores claves que son fundamentales para el logro de los objetivos estratégicos de una empresa. Por tanto, los EIS(EIS, executive information systems) son fáciles de operar y comprender. Se utilizan extensamente las presentaciones graficas, y se brindanacceso inmediato a bases de datos internas y externas. Los EIS proporcionan información sobre el estado actual y tendencias proyectadas para factores clave seleccionados por los altos ejecutivos. Losw EIS se han vuelto tan populares en años recientes que el uso se está ampliando a los rangos de gerencia intermadia. En el cap. 11 se analizan nuevamente los sistemas de información ejecutiva.
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